Eine gestellte Rechnung bringt noch kein Geld aufs Geschäftskonto, während Material, Miete und Löhne fällig werden. Die Liquiditätsplanung zeigt, wann Geld voraussichtlich eingeht und ausgegeben wird. So sehen Sie, ob genug Geld für fällige Zahlungen da ist.
Der Gewinn zeigt, ob sich der Betrieb wirtschaftlich rechnet. Ob zum Zahlungstermin genügend Geld verfügbar ist, zeigt die Liquidität. Beide hängen zusammen, beantworten aber unterschiedliche Fragen.
Umsatz, Gewinn und Liquidität
Umsatz ist der Wert der verkauften Waren oder erbrachten Leistungen. Gewinn entsteht vereinfacht, wenn die Erträge einer Periode höher sind als ihre Aufwendungen. Liquidität umfasst das verfügbare Geld und Kreditlinien, die Ihr Betrieb tatsächlich nutzen kann, um fällige Rechnungen zu bezahlen.
| Begriff | Was er aussagt | Was er nicht zeigt |
|---|---|---|
| Umsatz | Wie viel Sie verkauft oder geleistet haben | Ob Kundinnen und Kunden schon bezahlt haben |
| Gewinn | Ob Erträge und Aufwendungen einer Periode ein positives Ergebnis ergeben | Wie viel Geld gerade auf dem Konto verfügbar ist |
| Liquidität | Ob Sie Ihre fälligen Zahlungen leisten können | Ob Ihr Betrieb auf Dauer profitabel ist |
Ein Handwerksbetrieb kann im Juni einen Auftrag abschließen und eine Rechnung stellen. Der Umsatz zählt für die wirtschaftliche Planung, aber der Kunde überweist vielleicht erst im Juli. Material muss der Betrieb womöglich schon im Juni bezahlen. Auch für Löhne und Miete fallen womöglich bereits im Juni Zahlungen an. Der Auftrag kann Gewinn bringen und trotzdem vorübergehend eine Finanzierungslücke verursachen.
Auch Investitionen und Kredite verändern Gewinn und Kontostand unterschiedlich. Eine Bäckerei bezahlt einen neuen Ofen bei der Anschaffung, wodurch die Liquidität sofort belastet wird. Die Abschreibung verteilt den Wertverlust auf spätere Zeiträume, ohne dann einen neuen Geldabfluss auszulösen. Ein ausgezahlter Kredit erhöht den Kontostand, ist aber kein Umsatz. Die spätere Tilgung verringert den Kontostand, ohne in der Gewinnrechnung wie ein laufender Aufwand behandelt zu werden. Zinsen sind dagegen laufende Zahlungen und können zugleich den Gewinn mindern.
Einzahlungen und Auszahlungen planen
Entscheidend ist der voraussichtliche Zahlungstermin. Tragen Sie Kundenzahlungen für den Zeitpunkt ein, an dem das Geld tatsächlich eingeht. Setzen Sie sie nicht schon für den Tag an, an dem Sie einen Auftrag erhalten oder eine Rechnung stellen. Berücksichtigen Sie Bar- und Kartenzahlungen. Erfassen Sie auch Anzahlungen und Teilzahlungen sowie offene Rechnungen mit ihren Zahlungszielen.
Auf der Auszahlungsseite stehen Lieferantenrechnungen für Waren und Material sowie Löhne und Sozialabgaben. Dazu kommen Miete, Energie, Versicherungen und Leasing. Größere oder unregelmäßige Beträge entstehen etwa durch eine Maschine oder ein Lieferfahrzeug. Auch Steuerzahlungen, Kreditraten oder eine Reparatur gehören dazu. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften gehören auch Privatentnahmen in die Planung, soweit sie Geld aus dem Betrieb abziehen.
Erfassen Sie außerdem Kreditauszahlungen, Einlagen und Zuschüsse. Hinzu kommen mögliche Umsatzsteuererstattungen sowie Einnahmen aus dem Verkauf von Anlagevermögen. Diese Beträge verändern den verfügbaren Geldbestand, sind aber nicht automatisch Umsatz oder Gewinn. Wo Umsatzsteuer anfällt, planen Sie die voraussichtlichen Zahlungen oder Erstattungen zu den jeweiligen Terminen ein. Die konkrete steuerliche Behandlung hängt von Ihrem Betrieb und dessen steuerlichem Status ab.
Monatlichen Endbestand berechnen
Für jeden Monat gilt:
Endbestand = Anfangsbestand + erwartete Einzahlungen − erwartete Auszahlungen
Den Endbestand übernehmen Sie als Anfangsbestand des Folgemonats. Starten Sie mit dem tatsächlichen Kassen- und Bankbestand. Eine Kreditlinie zählt nur dann als verfügbare Liquidität, wenn Ihr Betrieb sie tatsächlich nutzen kann.
Ein kleiner Reparaturbetrieb stellt im Laufe des Monats eine Rechnung für abgeschlossene Arbeiten. Die Kunden zahlen erst im Folgemonat, während für Material, Löhne und Miete bereits Auszahlungen anfallen.
Die Gewinnrechnung kann für den Auftrag einen Gewinn ausweisen. In der Liquiditätsrechnung ist die Rechnung bereits gestellt, das Geld aber noch nicht eingegangen; zugleich werden Auszahlungen fällig. Das Beispiel lässt Umsatzsteuer, Steuern, weitere Kosten und Finanzierungen außen vor. Es zeigt, wie eine profitable Periode einen vorübergehenden Geldbedarf verursachen kann, bevor Kunden zahlen.
So halten Sie den Plan aktuell
Planen Sie Einzahlungen vorsichtig. Berücksichtigen Sie vereinbarte Zahlungsziele, bekannte Verzögerungen und saisonale Schwankungen. Ein Einzelhändler muss beispielsweise Ware vor einer umsatzstarken Saison bezahlen, während die Verkäufe erst später Geld einbringen. Setzen Sie erwartete Kundenzahlungen nicht so an, als kämen sie sicher am frühestmöglichen Tag.
Tragen Sie Auszahlungen zu ihren Fälligkeitsterminen ein. Prüfen Sie besonders größere Beträge, die nicht jeden Monat anfallen. Dazu zählen Versicherungen und Investitionen ebenso wie Steuerzahlungen und Tilgungen. Vergleichen Sie regelmäßig die geplanten Werte mit den tatsächlichen Kontobewegungen und passen Sie Ihre Annahmen an.
Für viele Betriebe ist eine monatliche Planung über einen längeren Zeitraum hilfreich, weil sie saisonale Lücken sichtbar macht. In naher Zukunft zählt mehr Genauigkeit: Wenn die Liquidität knapp ist, planen Sie den kommenden Monat besser Woche für Woche. Drei Monate können als kurzfristiger Überblick dienen; für eine Bankfinanzierung wird je nach Zweck ein längerer Plan verlangt. Einen einheitlichen Planungshorizont, der für jeden Betrieb vorgeschrieben ist, gibt es nicht.
Bei Engpässen früh handeln
Zeigt der Plan einen niedrigen oder negativen Bestand, prüfen Sie zuerst, welche Zahlungen sicher fällig werden und welche Einnahmen realistisch eingehen. Stellen Sie erbrachte Leistungen zügig in Rechnung und verfolgen Sie offene Forderungen nach. Vereinbaren Sie für neue Aufträge passende Anzahlungen oder Zahlungsziele. Prüfen Sie außerdem, ob sich größere Ausgaben verschieben lassen, ohne den Betrieb zu gefährden.
Eine Finanzierung kann eine zeitliche Lücke überbrücken, bringt aber Zins- und Rückzahlungsverpflichtungen mit sich. Rechnen Sie deshalb auch die späteren Raten in den Plan ein. Ein negativer Planwert ist ein Warnsignal und Anlass, die Zahlungsfähigkeit genau zu prüfen, entscheidet allein aber noch nicht, ob eine Zahlungsunfähigkeit im rechtlichen Sinn vorliegt. Nach § 17 der Insolvenzordnung geht es darum, ob ein Schuldner fällige Zahlungspflichten erfüllen kann. Bei konkreten rechtlichen Zweifeln sollten Sie fachlichen Rat einholen.
Die passende Reserve hängt von den Zahlungsrisiken Ihres Betriebs ab. Ein Betrieb mit regelmäßigen Kartenzahlungen hat andere Zahlungsrisiken als ein Betrieb, der Material vorfinanziert und lange auf Kundenzahlungen wartet. Bemessen Sie den Puffer daher an Ihren Fälligkeiten und saisonalen Schwankungen. Beziehen Sie auch realistische Ausfallrisiken ein.