Bei einem individuellen Auftrag schätzt der Betrieb vorab Materialbedarf, Arbeitszeit und weitere Kosten. Diese Planung heißt Vorkalkulation. Nach Abschluss vergleicht die Nachkalkulation die Schätzungen mit den tatsächlich angefallenen Kosten und dem erzielten Erlös.
Der Vergleich zeigt, ob der Auftrag wirtschaftlich war und wo Abweichungen entstanden. So kann der Betrieb künftige Angebote verbessern – besonders bei einzelnen Aufträgen im Handwerk, im Bau und bei individuell ausgeführten Dienstleistungen.
Vorkalkulation vor Auftragsbeginn
Vor dem Angebot schätzt der Betrieb die Kosten für den geplanten Auftrag. Dazu zählen Material und Arbeitsstunden. Hinzu kommen Maschinenzeit sowie Arbeiten externer Firmen. Auch weitere Kosten, die direkt zum Auftrag gehören, rechnet der Betrieb ein. Gemeinkosten, also Kosten, die mehreren Aufträgen zugutekommen, werden je nach Kalkulationsverfahren anteilig berücksichtigt.
Aus diesen Schätzungen ergeben sich die erwarteten Selbstkosten, also die gesamten Kosten des Auftrags. Darauf baut der Betrieb seinen Angebotspreis auf: Er berücksichtigt dabei auch den gewünschten Gewinn und gegebenenfalls weitere Zuschläge. Die Schätzung stützt sich auf Erfahrungswerte, frühere Aufträge und aktuelle Preise.
Mit der Vorkalkulation entscheidet der Betrieb, welchen Preis er anbieten kann und ob dieser die voraussichtlichen Kosten deckt. Sind einzelne Annahmen unsicher, etwa der Materialverbrauch oder die benötigte Zeit, sollte der Betrieb sie in der Kalkulation sichtbar halten. So lassen sich spätere Abweichungen besser einordnen.
Nachkalkulation nach Abschluss
Für die Nachkalkulation erfasst der Betrieb die tatsächlich angefallenen Kosten und den tatsächlichen Erlös. Dazu ordnet er dem Auftrag zum Beispiel Materialbelege, Arbeitsstunden und Rechnungen von Fremdfirmen zu. Eine Auftragsnummer erleichtert diese Zuordnung. Für den Einstieg reicht eine Tabelle, wenn sie alle Werte nach denselben Positionen wie die Vorkalkulation erfasst.
Anschließend vergleicht der Betrieb die tatsächlichen Werte mit den geplanten. Dafür sollten Vor- und Nachkalkulation dieselbe Methode und Kostenbasis verwenden. Sonst wirken unterschiedliche Berechnungsmethoden wie Kostenabweichungen, obwohl sich die tatsächlichen Kosten nicht geändert haben.
Bei längeren Aufträgen muss der Betrieb nicht bis zum Abschluss warten. Eine Zwischenkalkulation vergleicht den bisherigen Aufwand mit dem aktuellen Plan und aktualisiert die Einschätzung für den Rest des Auftrags. So lassen sich zusätzliche Kosten früher erkennen und die weitere Ausführung besser steuern.
Montageauftrag im Vergleich
Ein kleiner Betrieb kalkuliert einen Montageauftrag zu einem vereinbarten Nettoerlös von 1.000 Euro. Die folgenden Beispielzahlen sind vereinfachte Annahmen. Für den Vergleich werden dieselben Kostenpositionen und derselbe kalkulatorische Stundensatz von 50 Euro verwendet.
| Position | Vorkalkulation | Nachkalkulation |
|---|---|---|
| Material | 300 € | 330 € |
| Arbeitszeit | 8 Stunden × 50 € = 400 € | 10 Stunden × 50 € = 500 € |
| Sonstige auftragsbezogene Kosten | 50 € | 50 € |
| Gesamtkosten | 750 € | 880 € |
| Nettoerlös | 1.000 € | 1.000 € |
| Ergebnis vor Steuern | Nettoerlös minus Gesamtkosten | 120 € |
Die tatsächlichen Kosten liegen 130 Euro über der Vorkalkulation. Davon entfallen 30 Euro auf Material und 100 Euro auf die zwei zusätzlichen Arbeitsstunden. Bei unverändertem Nettoerlös beträgt das tatsächliche Ergebnis vor Steuern 120 Euro.
Die Tabelle zeigt, wo die Abweichung liegt, aber noch nicht, warum sie entstanden ist. Dafür muss der Betrieb zum Beispiel prüfen, ob Material verschnitten, zusätzlich benötigt oder teurer eingekauft wurde. Bei der Arbeitszeit sollte er klären, ob der Zeitansatz zu knapp war oder ob zusätzliche Leistungen anfielen.
Abweichungen richtig erklären
Für die Auswertung sollte der Betrieb die Abweichung nach ihrer Ursache aufteilen, statt sie nur als Gesamtsumme zu betrachten. Mengenabweichungen entstehen, wenn mehr Material oder Arbeitszeit verbraucht wurde als geplant. Preisabweichungen entstehen, wenn Material, Löhne oder andere Leistungen mehr oder weniger kosten als angesetzt. Wenn sich der Auftragsumfang ändert, beeinflusst das ebenfalls den Vergleich.
Bei zusätzlichen oder geänderten Leistungen muss der Betrieb die geplanten Kosten, also die Sollkosten, an den tatsächlich erbrachten Umfang anpassen. Sonst vergleicht er den Plan für eine kleinere Leistung mit den Istkosten für eine größere und wertet den Unterschied fälschlich als reine Kostenüberschreitung. Bei einem Auftrag mit abrechenbaren Einheiten sollte der Betrieb zuerst die geplanten Kosten je Einheit auf die tatsächlich erbrachte Menge umrechnen.
Auch niedrigere Kosten verdienen eine Erklärung. Wenn ein Arbeitsschritt wiederholt weniger Zeit beansprucht als kalkuliert, kann der Betrieb den Zeitansatz für ähnliche Aufträge überprüfen. Eine auffällige Abweichung muss außerdem nicht automatisch auf einen Fehler bei der Ausführung hindeuten: Ein einmaliger externer Umstand oder ein geänderter Leistungsumfang kann ebenfalls eine Rolle spielen.
Eine feste Prozentgrenze, ab der jede Abweichung untersucht werden muss, gibt es für die betriebliche Auswertung nicht. Der Betrieb kann selbst festlegen, ab welchem Betrag oder Anteil er genauer prüft. Die Schwelle sollte zum Auftragswert und zu den möglichen Folgen passen.
Nachkalkulation für neue Angebote nutzen
Danach entscheidet der Betrieb, welche Ansätze er für ähnliche Aufträge anpasst. Wiederkehrender Mehrverbrauch spricht dafür, die Materialmenge genauer zu schätzen. Häufig längere Arbeitszeiten können auf zu knappe Zeitansätze oder auf wiederkehrende Zusatzarbeiten hinweisen. Steigende Einkaufspreise erfordern eine Aktualisierung der Materialpreise.
Damit der Betrieb daraus etwas ableiten kann, sollten die Auftragsdaten vollständig und vergleichbar sein. Der Betrieb sollte jedem Auftrag die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, den Materialverbrauch, Arbeiten externer Firmen und Änderungen am Auftragsumfang zuordnen. Der Betrieb sollte neue Ansätze eher an wiederkehrenden Mustern als an einzelnen Ausreißern ausrichten.
Bei der Auswertung kommt es auch darauf an, welche Kosten der Betrieb einbezieht. Eine Vollkostenrechnung berücksichtigt auch anteilige Gemeinkosten. Eine Betrachtung der direkt durch den Auftrag verursachten Kosten beantwortet eine andere Frage. Der Betrieb sollte daher offenlegen, welche Kosten er einbezieht, und die gewählte Methode beim Vergleich beibehalten.
Angebote und Kostenvoranschläge
Ein kalkulierter Preis legt zunächst die wirtschaftliche Grundlage für die Preisfestsetzung. Ob ein konkretes Dokument rechtlich als verbindliches Angebot oder als Kostenvoranschlag mit anderer Bindungswirkung gilt, hängt von seiner Ausgestaltung und der Vereinbarung ab. Eine betriebsinterne Kostenabweichung beantwortet diese Vertragsfrage nicht. Bei konkreten Streitfällen kommt es auf den jeweiligen Vertrag an.