Die Kostenartenrechnung erfasst, welche Kosten einem Betrieb in einem bestimmten Zeitraum, etwa in einem Monat, für Produkte und Dienstleistungen entstehen. Sie ordnet die Kosten nach ihrer Art, etwa nach Material- und Personalkosten.
Die Kostenrechnung beginnt mit der Kostenartenrechnung. Danach ordnet der Betrieb die Kosten Bereichen, Produkten oder Aufträgen zu. Dafür erfasst er alle Kostenarten vollständig und grenzt sie klar voneinander ab.
Was die Kostenartenrechnung erfasst
Die Kostenartenrechnung sammelt die Kosten eines Zeitraums, zum Beispiel eines Monats, und ordnet sie nach ihrem Inhalt. Dafür wertet ein Betrieb Belege und Buchhaltungsdaten aus. Ein Kostenartenplan legt fest, welche Kategorien es gibt und welche Buchungen jeweils darunterfallen.
Dabei ist die Abgrenzung zum Aufwand aus der Finanzbuchhaltung wichtig. Aufwand bezeichnet den gesamten Wert der Güter und Leistungen, die ein Unternehmen in einer Periode verbraucht. Kosten berücksichtigen davon den Verbrauch, der durch den Betrieb entsteht und für die Kostenrechnung zählt. Neutrale Aufwendungen werden deshalb ausgegrenzt. Je nach Rechnungsmodell kommen außerdem kalkulatorische Kosten hinzu, also intern angesetzte Werte, die von den Beträgen der Finanzbuchhaltung abweichen können.
Typische Kostenarten
Die genaue Gliederung hängt vom Betrieb und vom Zweck der Kostenrechnung ab. Einen einheitlichen Katalog, der für alle Unternehmen gilt, gibt es nicht. Häufig finden sich diese Gruppen:
| Kostenart | Typische Beispiele |
|---|---|
| Materialkosten | Rohstoffe, Hilfsstoffe, Betriebsstoffe und Waren, die für die Leistungserstellung verbraucht werden |
| Energiekosten | Strom, Wärme und Treibstoff |
| Personalkosten | Löhne und Gehälter |
| Dienstleistungskosten | Eingekaufte Leistungen externer Anbieter |
| Abschreibungen | Erfasster Wertverzehr von Anlagen und anderen Anlagegütern |
| Zins- und Wagniskosten | Zinsen sowie Kosten, die betriebliche Risiken abbilden |
| Öffentliche Abgaben und Steuern | Abgaben und Steuern, soweit sie nach dem verwendeten Rechnungsmodell als Kosten angesetzt werden |
Ein Unternehmen ordnet die Kategorien so, dass sie zu seinen Abläufen und Auswertungen passen. Ein Produktionsbetrieb braucht zum Beispiel eine passende Gliederung für Material und Energie. Eine öffentliche Einrichtung kann Personal-, Sach- und kalkulatorische Kosten anders zusammenfassen. Entscheidend ist, dass die Regeln im Kostenartenplan klar festgelegt sind.
Einzelkosten und Gemeinkosten
Neben der inhaltlichen Kostenart gibt es weitere Möglichkeiten, Kosten einzuordnen. Einzelkosten lassen sich direkt einem Produkt, Auftrag oder einer Dienstleistung zurechnen. Dieses Produkt, dieser Auftrag oder diese Dienstleistung ist das Bezugsobjekt. Direkt erfasstes Material ist ein typisches Beispiel für Einzelkosten. Gemeinkosten lassen sich einzelnen Produkten nicht direkt oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zuordnen. Dazu gehören beispielsweise Kosten für gemeinsam genutzte Räume oder Anlagen.
Ob Kosten Einzel- oder Gemeinkosten sind, hängt davon ab, welches Produkt oder welcher Auftrag betrachtet wird und welche Verbrauchsdaten vorliegen. Wird der Materialverbrauch für jeden Auftrag dokumentiert, lässt er sich direkt zuordnen. Fehlt diese Erfassung, behandelt der Betrieb die Kosten zunächst als Gemeinkosten und verteilt sie mithilfe eines passenden Schlüssels.
Auch fixe und variable Kosten beschreiben eine andere Eigenschaft. Sie zeigen, wie sich Kosten bei veränderter Auslastung verhalten. Eine Kostenart wie Energie kann je nach Verbrauch und betrieblicher Situation teilweise variabel sein. Einzelkosten sind deshalb nicht automatisch variabel, und Gemeinkosten sind nicht automatisch fix.
Wie die Kostenrechnung weiterarbeitet
Nach der Kostenartenrechnung folgen typischerweise die Kostenstellenrechnung und die Kostenträgerrechnung. Eine Kostenstelle ist ein betrieblicher Bereich, in dem Kosten anfallen, etwa eine Werkstatt oder die Verwaltung. Ein Kostenträger ist das Produkt, der Auftrag oder die Dienstleistung, für die Kosten entstehen.
Die Kostenstellenrechnung ordnet Gemeinkosten zuerst den Bereichen zu, in denen sie entstanden sind. Anschließend verteilt die Kostenträgerrechnung die Kosten auf Produkte oder Aufträge. So lässt sich ermitteln, welche Kosten ein bestimmter Auftrag verursacht hat oder wie viel ein Stück kostet.
Ein Möbelbetrieb erfasst das Holz als Materialkosten. Wenn der Verbrauch für einen Auftrag dokumentiert ist, ordnet die Rechnung diese Einzelkosten direkt dem Auftrag zu. Auch die Stromkosten der gemeinsam genutzten Werkstatt erfasst der Betrieb als Kostenart. Zunächst ordnet er sie der Werkstatt als Kostenstelle zu. Danach verteilt er sie nach einem passenden Schlüssel auf die Aufträge.
Warum der Kostenartenplan zählt
Eine saubere Erfassung verhindert, dass Kosten übersehen oder uneinheitlich verbucht werden. So kann der Betrieb besser kalkulieren, Kosten kontrollieren und planen. Gliedert ein Betrieb seine Energiekosten über mehrere Zeiträume hinweg gleich, kann er ihre Entwicklung nachvollziehen und gezielter untersuchen.
Dafür sollte der Kostenartenplan verständliche Bezeichnungen und klare Zuordnungsregeln enthalten. Bei Zweifelsfällen hilft eine kurze Beschreibung, welche Vorgänge zu einer Kostenart gehören. So ordnen verschiedene Beschäftigte ähnliche Belege nach denselben Regeln ein, und spätere Vergleiche bleiben aussagekräftig.